왜 굳이 발주서를 작성해야 할까요?

"(별도의) 발주서를 따로 보내지 않아도 돼서 편해졌어요." (고객 백00님)

"발주서 단계가 없었을 땐 계약을 어떻게 진행할지 몰라 막막했는데, 가이드라인이 생겨서 좋습니다." (고객 최00님)

온라인 제조 플랫폼 캐파(CAPA)에서는 지난 3월부터 발주서를 발행할 수 있는 기능을 새롭게 추가했습니다. 이미 많은 고객들이 새로운 발주 기능에 만족감을 나타내고 있습니다. 하지만 새로운 기능에 익숙하지 않아서인지 발주서 작성을 건너뛰는 경우도 종종 발생하는 것 같습니다.

캐파 발주서는 고객 입장에서 굉장히 유리한 장치입니다. 거래의 안전을 지켜주는 최소한의 안전장치 역할을 하는 것은 물론, 다양한 기능을 제공해 업무의 효율을 높여줍니다. 구체적으로 캐파 발주서를 사용하면 어떤 이점이 있는지 살펴보겠습니다.

① 거래의 기본, '영수증' 확보

우리가 마트에서 산 물건에 하자가 있을 경우 교환이나 환불을 요청하려면 거래 명세서, 즉 영수증을 제시해야 합니다. 영수증을 통해 실제 거래가 이뤄졌음을 손쉽게 확인할 수 있는 것이죠.

제조업계에서는 발주서(Purchase Order)가 이와 같은 역할을 해줍니다. 발주서란 구체적으로 구매처에서 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등의 내용을 기입하고 납품현장, 납기일, 인도조건, 결제조건, 검수방법 등을 기재하여 공급업체에 보내는 문서를 뜻합니다.

혹시라도 상대방이 이와 같은 조건을 이행하지 않을 경우 발주서를 통해 계약조건을 제시하고 이행을 요구할 수 있습니다. 간혹 제조 현장에서는 전화나 메일을 통해 구두로 계약을 정리하고 주문을 넣는 경우도 적지 않습니다. 편리하다는 이유에서죠. 하지만 편리함이 거래의 안전성을 보장해주지 않습니다. 어떤 거래든 영수증을 챙겨두는 것은 기본입니다.

② 발주서 작성은 '복잡'하다? 캐파에서는 '간편'하다!

발주서엔 제품의 규격부터 납기일, 인도조건 등등 워낙 다양한 정보들이 포함되기 때문에 보통 작성 과정이 복잡하고 까다롭기 마련입니다. 하지만 캐파 발주서는 작성이 쉽고 편합니다.

무엇보다 그동안 채팅방에서 오고간 견적 정보가 정해진 양식에 자동으로 입력되기 때문에 주요 내역을 일일이 다시 입력할 필요가 없습니다. 일부 조건만 추가로 작성해 넣으면 되는 거죠. 특히 거래금액이 큰 경우엔 발주서를 새로 작성하면서 금액을 잘못 입력할까봐 불안해하는 분들도 적지 않습니다. 캐파 발주서는 기존 정보를 자동으로 불러오기 때문에 와 같은 실수를 원천적으로 차단해 줍니다.

평소 복잡한 과정 때문에 발주서를 작성할 엄두를 내지 못했다면 캐파에서 쉽고 편하게 작성, 관리하세요.

③ 거래 히스토리를 한 곳에서 관리

캐파에서 발주서를 작성하면 요청서 내역, 견적서 내역까지 한번에 관리할 수 있습니다.

그동안 파트너와 나눈 이야기가 기록으로 남아 있는 저장고(Storage)라고 보시면 됩니다. 특히 이렇게 캐파 상에서 주고 받은 거래 내역은 분쟁시 중요한 기록물이 됩니다.

'통화 내역을 녹음하지 않았는데 분쟁이 발생했다면?' '그나마 남아 있는 기록도 여기저기 흩어져 있다면?'

아마도 문자, 카카오톡, 메일을 일일이 뒤져서 문서화해야 할 겁니다. 하지만 캐파 발주서를 발행해 두면 이런 기록들이 한 곳에 정리돼 보관되기 때문에 관리가 쉬워집니다.

④ 손쉽게 다운로드, 사내 공유도 OK

‘사내 채팅방에 공유해야 하는데… 어떡하지?’

걱정하지 마세요. 캐파 발주서 페이지에는 ‘다운로드’ 기능이 있습니다. 캐파에 가입하지 않은 동료에게도 PDF로 다운로드 후 간편히 토스, 회의 등에 자유롭게 사용할 수 있습니다.

이처럼 캐파 발주서는 스마트한 작성 방식을 통해 작성에 걸리는 시간은 최소화해주면서 작성해두면 거래와 관련된 걱정은 절반으로 줄여줍니다.

캐파 발주서는 귀사의 미래 자산입니다. 지금 바로 캐파에서 전문 파트너와 상담하고, 견적과 발주까지 한번에 처리해보세요.